La gestión de costes, al igual que otras áreas de la gestión empresarial, como la elaboración de presupuestos y las finanzas, requiere una herramienta de gestión que defina claramente los objetivos, las áreas de actividad, los responsables, las tareas, los plazos y los métodos de seguimiento. En este sentido, la elaboración de un plan de acción resulta fundamental, ya que ayuda a la empresa a organizar los complejos factores que intervienen en la gestión de costes. En este artículo analizaremos esta herramienta, que contribuirá en gran medida al éxito de la gestión de costes.
¿Qué es un plan de acción?
Si pensamos en nuestra vida personal y en el proyecto de comprar una vivienda propia, hay varios aspectos que hay que tener en cuenta: el tiempo necesario para ahorrar para la compra, la búsqueda de la vivienda, los costes de tasación, la definición del mejor escenario de vida para la compra, las opciones de financiación y la previsión de los gastos.
La lista se desglosará en puntos más concretos, lo que dará una buena idea de la complejidad y la importancia de un plan de acción.
Sin él, la compra de una propiedad se vuelve sin duda más compleja y arriesgada, ya que no hay forma de anticiparse a cada acontecimiento y reaccionar a tiempo. Siempre nos veremos obligados a reaccionar a posteriori, y las decisiones no siempre serán acertadas. Esto ocurre, de forma aún más acusada, en la gestión de costes.
En esencia, un plan de acción es un mecanismo de control (sistémico o no) de todas las decisiones y actividades relacionadas con la consecución de un objetivo específico o permanente (gestión continua).
Un plan de acción es esencial para el buen funcionamiento de cualquier estructura organizativa. Permite vincular todos los recursos de la empresa —personal, fondos, sistemas— con los objetivos, los beneficios, las acciones y los plazos, y crear un ecosistema que tenga como objetivo el mejor rendimiento técnico y financiero de la estructura.
Plan de acción – Características
Un plan de acción debe incluir:
- Objetivos claros, tanto generales como específicos. Por ejemplo, un plan de acción de ventas podría fijarse un crecimiento del 10 % anual y establecer objetivos específicos con tasas de crecimiento variables según el tipo de producto.
- Beneficios objetivos y cuantificables: deben estar en consonancia con las expectativas de la empresa y debe haber formas de medirlos.
- Controles por actividades/acciones: es muy importante que cada una de ellas cuente con objetivos, medidas, presupuesto, riesgos y plazos específicos y que, en conjunto, formen un calendario que resulte claro para todos.
- Responsables designados: no se deben definir por sector o departamento; es importante que la responsabilidad recaiga en personas concretas para que la comunicación entre áreas, dentro del calendario, sea fluida.
- Plazos realistas: este es un reto importante en cualquier plan de acción, pero los plazos no pueden ser tan exigentes que solo sirvan para tranquilizar a la organización.
La elaboración de un plan de acción se basa en las siguientes preguntas:
- QUÉ se pretende lograr: objetivos (uno o varios, según su importancia);
- ¿POR QUÉ hay que lograrlo? – El objetivo y las ventajas claras de las medidas;
- QUIÉNES: los responsables del Plan y de las actividades relacionadas;
- DÓNDE se aplicará el Plan: empresas, sectores, procesos, cuentas;
- CUÁNDO se aplicará el Plan: su período de aplicación (puntual o permanente);
- CÓMO funcionará el Plan: cómo se alcanzarán los objetivos;
- CUÁNTO costará el plan: tiempo de los empleados, recursos y servicios de consultoría.
Aunque se trate de un plan de acción permanente, es posible que haya planes específicos de duración limitada. Por ejemplo, un plan de acción de ventas, que incluya directrices generales sobre marketing, cobertura, descuentos y estructura, puede contener en un momento dado un plan para promover las ventas de un producto concreto, con sus propias condiciones, en el que participe parte del equipo de ventas y que tenga una duración limitada.
Los 5 pasos fundamentales del plan de acción para la gestión de costes
Iniciación
Este paso,fundamental para el buen funcionamiento del plan en su conjunto, define los objetivos generales y específicos, los beneficios esperados, las áreas implicadas y el plazo para alcanzar cada objetivo (sujeto a revisión en una fecha posterior).
En la gestión de costes, los objetivos no deben centrarse únicamente en la reducción, ya que se trata de un órgano de control permanente.
Por ejemplo:
Objetivo principal: supervisar y controlar todos los gastos administrativos de 2018 para que no se supere la previsión presupuestaria. Ámbitos: todos. Fecha límite: 31/12/2018.
Objetivo específico 1: Reducción del 20 % en los gastos de alquiler de vehículos en 2018 con respecto al importe gastado en 2017. Áreas: Comercial y Mantenimiento. Fecha límite: 31/12/2018. Beneficio previsto: ahorro de 1.000,00 R$ (el 20 % del importe gastado en 2017).
El objetivo principal se evaluará en función del resultado global de todos los objetivos específicos al final de su plazo. No obstante, el gestor de costes debe evaluar periódicamente estos resultados de forma exhaustiva para determinar si se alcanzará el objetivo principal.
A partir de ahora, utilizaremos el objetivo específico 1 como ejemplo para los pasos restantes.
Planificación
En esta fase se establecen todas las definiciones relacionadas con los objetivos específicos —actividades, plazos, responsables, presupuesto y planes de contingencia—, el control de calidad a medida que se desarrolla la actividad, la gestión de riesgos y las soluciones (factores internos y externos que puedan afectar a la finalización de la actividad).
Importante: completar la actividad no significa alcanzar el objetivo, sino cumplir todas las condiciones necesarias para ello, con el fin de alcanzar finalmente el objetivo.
Objetivo específico 1: Reducción del 20 % en los gastos de alquiler de vehículos en 2018 con respecto al importe gastado en 2017. Áreas: Comercial y Mantenimiento. Fecha límite: 31/12/2018. Beneficio previsto: ahorro de 1.000,00 R$ (el 20 % del importe gastado en 2017).
Actividad 1: buscar tres proveedores. Responsable: Jorge Cardoso (Administración). Fecha límite: 5 de marzo de 2018. Presupuesto: no procede.
Actividad 2: analizar los viajes realizados. Responsable: Celso Furtado (Comercial). Fecha límite: 5 de marzo de 2018. Presupuesto: no aplicable.
Ejecución
En esta fase, se ponen en práctica las medidas previstas. Es importante controlar con precisión los fondos asignados para llevar a cabo las actividades, ya que cualquier desviación supondrá costes adicionales.
Seguimiento
En esta fase, el gestor de costes y su equipo supervisan minuciosamente cada actividad para garantizar que no se produzca ningún incidente que obstaculice su ejecución o provoque desviaciones imprevistas. El registro de riesgos, mencionado en la fase de planificación, resulta esencial para que los riesgos se identifiquen en esa etapa (anticipación) y se comprendan mejor en esta. La persona responsable de la actividad debe informar de inmediato de cualquier incidente que pueda poner en peligro su cumplimiento e incluso realizar los ajustes necesarios para que pueda continuar y llevarse a cabo.
Cierre
Es el momento de consolidar los resultados, evaluarlos uno por uno, determinar si se han alcanzado los objetivos específicos y principales, identificar las causas (riesgos) que impidieron su consecución y no pudieron eliminarse, y recopilar las lecciones aprendidas para el próximo plan de acción.
Sin duda alguna, un plan de acción es fundamental para alcanzar todos y cada uno de los objetivos empresariales.
Es un aliado que demuestra que, de forma organizada y controlada, se pueden alcanzar los objetivos.
En esencia, se trata de una tarea sencilla, pero compleja en su ejecución, y contar con la colaboración de una consultora especializada en reducción de costes, como ERA Group, puede marcar la diferencia en el éxito de este proyecto.
ERA cuenta con profesionales cualificados y con amplia experiencia para ofrecer a su empresa un apoyo integral en la implantación de la gestión de costes.
