Controlar y gestionar los gastos de una empresa siempre es una tarea compleja para cualquier empresa, independientemente de su sector y tamaño. Y cuando hablamos de gastos de telefonía, todo se vuelve aún más complicado. Al fin y al cabo, la telefonía está presente en todos los sectores empresariales, con mayor o menor importancia. Gestionar los costes de telefonía requiere mucho más que saber qué tarifas aplican los operadores, cuándo vencen las facturas y comparar los importes presupuestados con los reales. Una serie de medidas cotidianas pueden contribuir a un mayor control y gestión de los gastos de telefonía corporativa. Hablemos de algunas de ellas.
Evaluación de los perfiles de consumo de los empleados en la gestión de la telefonía
En las empresas, hay áreas en las que la telefonía es solo un complemento para las operaciones y otras en las que este gasto es fundamental para el rendimiento, como, por ejemplo, el servicio de atención al cliente.
Y dentro de las propias áreas, puede darse esta diferenciación. Por este motivo, comprender el perfil laboral de los empleados y de las áreas es un primer paso para evaluar las necesidades, reevaluar los costes de forma individualizada y, de este modo, no solo reducir los costes, sino también mejorar el rendimiento en algunos sectores.
Fomentar la participación de los empleados en la gestión de la telefonía
Este es un aspecto que muchas empresas apenas tienen en cuenta, pero que suele dar muy buenos resultados, sobre todo en lo que respecta a los gastos de telefonía móvil, donde cada empleado es responsable de sus propios gastos.
Por ejemplo, un comercial puede indicar que tiene dificultades para utilizar el operador en algunas regiones. Un empleado del departamento de compras puede querer utilizar un dispositivo más avanzado tecnológicamente para comunicarse con proveedores, sin necesidad de recurrir a llamadas telefónicas.
De este modo, cada empleado puede hablar de las dificultades, las restricciones actuales y sus sugerencias, no solo en lo que respecta a su trabajo, sino también a la empresa.
Es recomendable realizar una encuesta sobre los hábitos y las necesidades de los usuarios y recabar cualquier sugerencia que pueda surgir. Los usuarios siempre plantean cuestiones que una visión general a veces no tiene en cuenta, ya que tiende a limitar a todo el mundo en patrones de consumo.
Cada puesto de trabajo puede aportar ideas excelentes para mejorar la gestión de la telefonía de la empresa.
Crear procesos para la gestión de la telefonía
Los gastos de telefonía están presentes en todas las áreas de la empresa y se generan de forma individual, en función de las necesidades de consumo de cada empleado. Por lo tanto, es normal que cada persona y cada área cuente con su propia forma de gestionarlos, con distintos grados de prioridad.
Sin embargo, esto acaba dificultando la gestión, sobre todo a la hora de evaluar los resultados.
El enfoque ideal consiste en diseñar y crear procesos que abarquen todas las etapas, desde la contratación de un plan hasta el consumo diario, analizando los costes y las acciones en cada etapa. Otro aspecto importante es comprender cómo los procesos influyen en cada área de la empresa y cómo se ven afectados por ellas.
La idea principal es definir un proceso que estandarice la forma de controlar y gestionar.
Implementar un sistema de gestión de telecomunicaciones
Un sistema de gestión es un gran aliado en todas las tareas de revisión, control, auditoría y análisis de los costes de telefonía de la empresa. Estos costes implican una gran cantidad de datos y, una vez consolidados, permiten realizar diversos análisis e interpretaciones.
Las hojas de cálculo pueden ser una buena solución para las pequeñas y medianas empresas con pocas líneas, pero, en general, sobre todo en las grandes empresas, impiden evaluar rápidamente los resultados y compartir los análisis.
Las buenas soluciones de sistemas corporativos disponibles en el mercado ofrecen módulos que permiten gestionar diversa información sobre la telefonía de la empresa:
- El conjunto de activos;
- Contratos, con sus detalles, importes y fechas de vencimiento;
- Líneas, usuarios, el plan asociado y el historial de pagos;
- Pagos efectuados y créditos pendientes de cobro.
También podemos encontrar soluciones de sistema específicas con diversas funcionalidades. Lo que debemos tener en cuenta es la facilidad de uso a la hora de introducir datos (o de disponer de archivos electrónicos con los operadores) y la versatilidad para extraer datos de diversas opciones e informes de rendimiento.
Conocer y hacer un inventario de los activos de telefonía de la empresa
Por «recursos de telefonía» nos referimos a los dispositivos fijos y móviles, así como a las centrales telefónicas, sus líneas y los planes de consumo correspondientes a cada uno de ellos. Se trata del conjunto de elementos que los equipos de trabajo tienen a su disposición para llevar a cabo sus actividades.
El control y el inventario periódico te permiten comprender diversos aspectos que influyen en la calidad y los costes de la telefonía en la empresa:
Comprueba el número de dispositivos
- Muchos modelos son antiguos y no son compatibles con las tecnologías actuales de comunicación instantánea, que permiten ahorrar en el consumo de telefonía de voz mediante el uso de telefonía de datos y redes Wi-Fi, que son más económicas.
- Otro aspecto importante son los dispositivos que están sin usar, pertenecientes a empleados que han dejado la empresa o han cambiado de departamento. Estos pueden ser utilizados por los nuevos empleados o venderse; existen ofertas internas disponibles.
Revisa el número de líneas, los planes y las dimensiones
- Líneas inactivas o con una capacidad inadecuada para la zona; el inventario permite redistribuir los recursos a las zonas en las que hay escasez, evitando así contratos innecesarios.
- Los planes que no cubren las necesidades o están sobrevalorados —cuentan con prestaciones que no satisfacen las necesidades del usuario o con servicios que no son necesarios—, lo que permite reducir el plan y su coste.
Un inventario inicial puede poner de manifiesto todos estos aspectos y, a partir de ahí, podemos llegar a las soluciones más adecuadas, en función del perfil de consumo del usuario y de la empresa.
Revisa y comprueba tus facturas telefónicas
Tan importante como renegociar y conseguir las mejores tarifas para cada línea es revisar cada factura que recibes mensualmente, sobre todo para detectar posibles cargos adicionales.
Puede tratarse de necesidades que no están cubiertas por el plan, por lo que es importante evaluar el motivo para determinar si serán recurrentes y si resultaría más económico incluir ese elemento en el plan. O bien, pueden ser conceptos indebidos, debidos a prácticas de los usuarios o a cobros por parte del operador sin contrato.
Estos controles servirán no solo para supervisar el trabajo de los operadores, sino también los hábitos de consumo de los usuarios, lo que exigirá de ellos un mayor compromiso con los objetivos de la empresa y las mejores prácticas.
La auditoría constituye un punto de partida importante para el proceso de comprobación rutinario; permite detectar cobros indebidos con carácter retroactivo y tomar medidas contra el operador. Se calcula que, de media, el 7 % de los importes facturados son indebidos.
En otras palabras, se trata de una cantidad considerable que hay que recuperar.
Renegocia siempre y busca nuevos proveedores
Buscar nuevos proveedores puede parecer complicado en un mercado en el que solo hay cuatro o cinco grandes empresas burocráticas. Pero la realidad actual es muy diferente.
Existe la portabilidad, lo que permite cambios rápidos. Y lo más importante es la competitividad del sector; los operadores han estado ofreciendo paquetes cada vez más flexibles para captar clientes a mejores precios.
Los contratos de suministro deben negociarse en las mejores condiciones posibles, ya que se trata de acuerdos a largo plazo y contienen cláusulas de rescisión muy estrictas.
ERA Group, una consultora internacional especializada en gestión de costes, cuenta con una metodología de eficiencia reconocida y con profesionales cualificados con experiencia en el sector.
