4 nasveti za zmanjšanje poslovnih stroškov
Učinkovito spremljanje, optimizacija in upravljanje poslovnih stroškov so ključnega pomena, še posebej za podjetja, ki iz različnih razlogov ne morejo nameniti časa in sredstev, potrebnih za pravočasno in natančno upravljanje stroškov.
Mislim predvsem na podjetja, ki sodijo v te kategorije ali pa se trenutno nahajajo v razvojni fazi, ki ustreza enemu ali več od teh scenarijev:
- Start-upi
- Podjetja, ki so v kratkem času hitro zrasla
- Podjetja z visoko stopnjo operativnosti
- Družinska podjetja
- Podjetja brez posebnega oddelka za nabavo
- Podjetja, ki se v veliki meri osredotočajo na »osnovno« in ključno dejavnost
- Podjetja z večjimi težavami pri upravljanju sprememb
- Podjetja, ki se osredotočajo na reševanje večjih težav v zvezi z naročili in prihodki
Na žalost se zadnja točka zdi zelo znana in danes izjemno aktualna.
Najboljša rešitev za ta podjetja bi vsekakor bila, da najamejo svetovalno podjetje z bogatimi izkušnjami na področju optimizacije fiksnih, splošnih in posrednih stroškov; vendar to ni vedno mogoče.
Ali te družbe morda čaka le brezno? Gotovo ne.
Poglejmo si nekaj koristnih nasvetov.
1. SPREMLJAJTE IN EVIDENCIRAJTE STROŠKE NA VSAKEM ORGANIZACIJSKEM RAVNI
Nekateri med tistimi, ki me na LinkedInu najbolj pozorno spremljajo, vedo, da občudujem Petra Druckerja, ki ga mnogi štejejo za ustanovitelja sodobnega poslovnega upravljanja. Če citiram eno od njegovih znanih misli: »Če tega ne moreš izmeriti, tega ne moreš upravljati«, iz tega neposredno izhaja prva točka, ki bi jo rad izpostavil.
Vendar pa bi rad šel dlje od tega, da bi vam zgolj priporočal, naj stroške podjetja spremljate z izjemno natančnostjo. Moj glavni predlog je, da ta dejavnost ne sme ostati zgolj v pristojnosti finančnega in/ali administrativnega oddelka, vodje območja ali vodje okrožja.
Vodje ekip morajo posvetiti dovolj časa in energije vlaganju v svoje zaposlene ter vsakega člana ekipe naučiti, kako spremljati stroške podjetja v okviru svojih pristojnosti. To lahko vključuje stroške, povezane z oddelkom za kakovost, oddelkom za potovanja in službena potovanja, splošnimi storitvami ali IT.
Vodja oddelka naj ekipi pojasni, zakaj je to pomembno, kako razvrstiti stroške in kako ugotoviti, katere je mogoče zmanjšati ali odpraviti.
Presenečeni boste, kako zelo se bodo vaši zaposleni vključili v ta proces in sami predlagali ideje za nadaljnjo optimizacijo stroškov.
In vodja oddelka bo končno imel stroškovno področje pod nadzorom ter še en razlog več, da nagradi najbolj zaslužne zaposlene.
Ta preprost ukrep tako organizaciji prinaša številne medsebojno povezane koristi:
- Nadzor in optimizacija stroškov;
- Zmanjšanje količine odpadkov;
- Okrepitev vloge zaposlenih;
- Trdna podlaga za uvedbo programa nagrad.
2. IZKORISTITE TEHNOLOGIJO, KI JE NAŠA PRIJATELJICA
Najbolj sodobno organizirana podjetja uporabljajo ERP-sisteme in/ali druge sisteme, ki s pomočjo posebnih modulov ali namenskih funkcij omogočajo spremljanje celotnega nabavnega procesa.
Nekatere družbe pa, bodisi po lastni izbiri bodisi zaradi različnih razlogov, teh namenskih in naprednih sistemov ne uporabljajo.
Na drugem koncu spektra pa je stara dobra Excelova preglednica – ali pa celo kakšna združljiva alternativa.
Med tema dvema skrajnostma obstaja cela paleta orodij, tako brezplačnih kot tudi tistih po modelu »freemium« (tj. brezplačnih za osnovne funkcije, plačljivih pa glede na naprednejše možnosti, ki jih nameravate uporabljati, tudi v poznejši fazi).
Predlagam, da preizkusite eno ali več od teh aplikacij in, v skladu s tem, kar je bilo omenjeno v prejšnji točki, poskrbite, da jih uporabljajo na vseh ravneh organizacije. V tem primeru bo pomembno, da se dogovorite o orodju, ki ga boste uporabljali, tako da bodo različni oddelki uporabljali isto orodje. To bo olajšalo timsko delo in poznejšo primerjavo podatkov med različnimi oddelki, za kar bo skrbel administrativni oddelek.
Primere teh paketov je mogoče enostavno najti z iskanjem v Googlu z uporabo ključnih besed, kot so »brezplačna programska oprema za upravljanje stroškov«, »brezplačne predloge za upravljanje stroškov« in podobno.
3. KATALOG OD ZGORAJ NAVZDOL
Tretji predlog je, da stroške razvrstimo ne le po vrsti – na primer »potni stroški«, »pošiljke materiala« in podobno –, ampak predvsem, da ustvarimo prvo skupino na makroravni in jih razdelimo na:
- Fiksni ali spremenljivi stroški
- Stroški, povezani s proizvodi (proizvodni stroški), ali splošni/upravni stroški
Zato bo pomembno izvajati najprimernejšo strategijo za zmanjšanje fiksnih stroškov v korist spremenljivih (ali za pretvorbo fiksnih stroškov v spremenljive) ter na podoben način čim bolj zmanjšati splošne in upravne stroške, ki niso neposredno povezani s proizvodnjo blaga ali storitev.
Ni nobenega natančnega pravila, ki bi veljalo v vseh primerih za dosego te spremembe, prav tako pa je treba ta predlog razumeti kot splošno smernico.
Dejansko ni mogoče vnaprej ugotoviti, ali je za določeno podjetje vsekakor bolje, da ima več spremenljivih ali fiksnih stroškov (in za koliko), vendar je splošno načelo, da se spremenljivi stroški prednostno obravnavajo pred fiksnimi, pogosto podlaga za vodenje podjetja, katerega cilj je doseganje bolj stabilne bruto poslovne marže – to pomeni z manj nihanji, ki jih povzročajo spremembe v proizvodnji.
4. Vsak izdelek ali storitev obravnavajte v okviru odločitve »izdelati ali kupiti«
Ta izbira, ki bo postala strateška, bo za vsak izdelek ali storitev, ki jo ponuja podjetje (ali jo podjetje uporablja v okviru svoje vrednostne verige), privedla do odločitve, ali je bolje, da se ta izdelek ali storitev proizvede znotraj podjetja ali pa se v celoti ali delno nabavi zunaj podjetja.
Merila, na katerih temelji ocena, se razlikujejo ne le med posameznimi podjetji, temveč tudi med posameznimi izdelki in storitvami znotraj istega podjetja.
V tem kontekstu ne nameravam predlagati, kaj je najbolje storiti (to tukaj sploh ni mogoče!), ampak vas želim opozoriti, da bo del ocenjevanja potekal na kvantitativni ravni. Z drugimi besedami, treba bo razumeti in izračunati, katere naložbe bodo potrebne za lastno proizvodnjo in kateri stroški bodo nastali pri zunanjem nakupu tistega, kar je treba oddati v zunanje izvajanje.
Razlog, zakaj je ta strateška odločitev neločljivo povezana z optimizacijo stroškov, lahko povzamemo takole:
- Optimizacija stroškov podjetja bo sprostila dodatna finančna sredstva, ki jih bo mogoče nato nameniti za naložbe, potrebne za proizvodnjo.
- Optimizacija fiksnih, splošnih in posrednih stroškov podjetja bo omogočila izbiro najboljšega možnega dobavitelja, zaradi česar bo zunanje izvajanje izdelka ali storitve postalo stroškovno učinkovitejše, tako da se bo podjetje lahko osredotočilo na svoje ključne dejavnosti.
Zato odločitev med »izdelavo« in »nakupom« ne bo odvisna zgolj od blagovne znamke ali dejanske oziroma zaznane kakovosti, niti ne bo zgolj stvar čistega proizvodnega stroška; temveč jo je treba obravnavati kot količinsko dosegljiv cilj, ki je odvisen tudi od sposobnosti podjetja, da optimizira svoje stroške in izbere dobavitelje, ki ponujajo najboljše razmerje med kakovostjo in ceno na trgu.
