Uspehi in ostalo…

Razmišljanja o sedemletnem zaročnem razmerju

Pogosto me vprašajo, kako v mojem delu izgleda »uspeh«. Začne se z varčevanjem, a redko gre zgolj za denar. Za nekatere stranke je to izključno finančno vprašanje – odstotki ali konkretne številke. Za druge pa gre za konsolidacijo dobave, pridobivanje globljega vpogleda v poslovanje, zaupanje v lastne odločitve ali kombinacijo vseh teh dejavnikov.

V tej izdaji Costedge bi rad začel deliti svoje vtise o tem, kako uspeh – ali pa tudi ne – izgleda pri nekaterih strankah in projektih, s katerimi delam, ter o nekaterih spoznanjih, ki sem jih pridobil na tej poti.

Primer iz prakse: zasebni internat; Perth

S to stranko – zasebnim internatom v Perthu – sodelujem že več kot sedem let; bila je ena mojih prvih strank, ko sem ustanovil podjetje v okviru ERA Group. Prvotno sodelovanje se je osredotočalo na eno ključno področje: gostinske storitve za njihov internat. Stranka je že od samega začetka imela tri zelo jasne cilje:

Odgovornost upravnega odbora

– Moral je biti sposoben samozavestno odgovoriti na vprašanje, ki ga je upravni odbor vedno znova zastavljal: »Ali smo dobili najboljšo ponudbo?«

Večji nadzor

– Želel je boljši vpogled v delovanje in poslovanje zunanjega ponudnika storitev cateringa.

1. Prihranki – Čeprav na začetku še niso bili natančno opredeljeni, so bili prihranki kljub temu eden od glavnih ciljev.

Ker je imel na voljo le majhno finančno ekipo ter omejene notranje vire in zmogljivosti na tem področju, se je za pomoč pri doseganju teh ciljev obrnil na ERA Group.

V skladu z metodologijo ERA

Projekt smo začeli z uporabo štiristopenjske metodologije ERA:

• Analiza –Zbrali smo podatke o računih za obdobje 12 mesecev in jih predstavili v poročilu o ugotovitvah.
• Razpis –Skupaj z naročnikom smo pripravili podrobni razpis in k sodelovanju povabili tri ponudnike.

Izbira in izvedba

– Trenutni izvajalec storitev cateringa je bil izbran med tremi ponudniki, ki so bili povabljeni k oddaji ponudb; ponudil je 14-odstotno prihranek – v dolarjih gre za znesek v nizkem šestmestnem obsegu – ter dodatne ugodnosti.

• Spremljanje –Ker ni bilo potrebno izvesti celotne implementacije, smo hitro prešli v fazo spremljanja.

Najbolj zanimivo pri tem je bilo, da je obstoječi izvajalec – ob grožnji izgube naročila – zagotovil znatne prihranke ter druge ugodnosti, ki jih prej ni ponujal, in ponovno vzpostavil sodelovanje, s čimer je dokazal moč tržnega preizkušanja, tudi če sprememba ni končni izid.

Faza spremljanja: platforma za trajno ustvarjanje vrednosti

Proces spremljanja se je izkazal za ključnega pomena. V sodelovanju s ponudnikom catering storitev smo uvedli ustrezne kazalnike in nadzor:

• Dejansko število obrokov
• Redno; podrobni pregled zalog (SOH)
• Redna poročila o izgubah hrane
• Mesečna srečanja z dobavitelji
• Četrtletna poročila o uspešnosti z razpravnimi točkami in ugotovitvami

To je šoli in ponudniku prehrane omogočilo, da sta izpopolnila svoje poslovanje in ugotovila dodatne možnosti za prihranke. Uvedli smo tudi nove ugodnosti, ki niso bile del prvotnega naročila, med drugim letne štipendije in podporo za investicijska dela – to so koristi, ki jih naročnik ni pričakoval in jih prej ni imel.

No, ali je bilo uspešno?

Da…

Tukaj je primerjava projekta z izvirnimi cilji:

1. Konkurenčne cene? ✔ Da. V okviru javnega razpisa smo lahko primerjali ponudbe. Po predložitvi popravljene ponudbe se je dosedanji izvajalec izkazal za najbolj konkurenčnega, zato se naročnik zdaj lahko brez skrbi sooči z morebitnim pregledom s strani upravnega odbora.
2. Boljši nadzor? ✔ Da. Poročanje, preglednost in dialog z dobavitelji so se znatno izboljšali in so prinesli koristi.
3. Prihranki? ✔ Da. Uspeli smo doseči 14-odstotne prihranke; sčasoma pa smo ugotovili še dodatne prihranke.

Po besedah stranke: »Dosegli smo koristi, ki jih brez pomoči podjetja ERA ne bi mogli doseči.«

S tem, ko vstopamo v tretje obdobje podaljšanja pogodbe in osmo leto spremljanja, je ta projekt odličen primer tega, kako lahko trajno sodelovanje in redno spremljanje prinesejo resnično dolgoročno vrednost.

Ugotovitve iz tega projekta…

• Presenetljivo je, kaj lahko ponudijo dolgoletni dobavitelji, ko se z njimi vzpostavi stik in se odnos uradno utrdi. To opažam vedno znova. Misliš, da poznaš dobavitelja, s katerim posluješ že dolgo časa…
• Moč spremljanja: V tem primeru je spremljanje omogočilo opredelitev nekaterih ključnih področij, ki jih je treba obravnavati, kot je na primer izguba hrane.
• Kako lahko sodelovanje z dobaviteljem prinese dodatne koristi in pomaga pri reševanju težav, ko se te pojavijo.
• Uvod v primerjalno analizo in njen pomen za boljše razumevanje poslovanja.

V naslednji izdaji se bom osredotočil na drugo šolo s povsem drugačnimi cilji; v isti kategoriji.

Grant Morrow
Glavni svetovalec
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com