Čeprav se to pogosto spregleda, lahko pisarniški material predstavlja znaten delež proračuna organizacije. Nejasni postopki nabave in prevelika izbira pogosto vodijo do nenadzorovanih izdatkov, zato je nadzor nad stroški ključnega pomena.
Razumite in opredelite svoje potrebe
: Preglejte pretekle nakupe, da ugotovite, kateri izdelki so nujni, in odpravite podvajanje. Določite nabor izdelkov, ki ustreza dejanskim potrebam vaše organizacije. Ne pozabite: večji je nabor izdelkov, bolj ugodne cene boste na splošno dosegli. Poskrbite, da vključite izdelke za čiščenje, osebno zaščitno opremo in podobno.
Razpisajte javni razpis, da boste prejeli konkurenčno ponudbo. V razpisni dokumentaciji navedite , kaj cenite pri dobavitelju.
- Sklenitev in optimizacija pogodb: Pogajanja o pogodbah z dobavitelji, prilagojenih vašim potrebam; zagotavljanje konkurenčnih cen in prožnosti. Pogodbe običajno prinašajo večje prihranke kot nakupi na podlagi ad hoc dogovorov ali brez pogodb.
- Uvedite jasne postopke: oblikujte trdne in pregledne nakupne politike; usposobite osebje; ter zagotovite upoštevanje predpisov. Jasna komunikacija in jasno opredeljene vloge zmanjšujejo število nepooblaščenih ali nepotrebnih naročil.
- Spremljanje in pregledovanje izdatkov: Delo se ne konča, ko se dogovorite z dobaviteljem. Redno pregledujte račune, pogodbene pogoje in nakupne trende, da boste pravočasno odkrili napake pri oblikovanju cen ali izdatke, ki niso v skladu s pogodbo. Ta proaktiven pristop preprečuje kopičenje nepotrebnih stroškov.
Izkoristite odnose z dobavitelji
: Ohranjajte tesne stike z dobavitelji z rednimi pregledi in komunikacijo. Sodelovalni pristop lahko pripelje do boljše podpore, rešitev po meri in izboljšane kakovosti storitev.
Podjetja lahko učinkovito upravljajo stroške pisarniških potrebščin, če se osredotočijo na te dejavnike; to pogosto prinese znatne prihranke pri stroških in boljšo razporeditev virov.
»Če vas skrbi katero koli področje upravljanja s stroški, se oglasite in se pogovorimo. Večina podjetij se zaveda, da je v njihovi strukturi stroškov mogoče najti možnosti za prihranke, vendar pogosto ne vedo, kako te prihranke doseči, ali pa jim to vzame preveč časa.«
Grant Morrow
Glavni svetovalec
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com
