V našem zadnjem glasilu smo govorili o pomembnosti »poznavanja svojih številk« – temelju učinkovitega upravljanja stroškov. Vendar je za mnoge organizacije uresničevanje te ideje v praksi pravi izziv. Katera je ena največjih ovir? Preprosto to, da podatke prenesete v uporabno obliko – v obliko, ki jo lahko analizirate in iz katere lahko pridobite koristne, konkretne ugotovitve.
Po mojih izkušnjah najbolj dragoceni podatki pogosto izhajajo iz računov. Vsebujejo podrobne opise nakupov, številke artiklov in podatke na ravni posameznih transakcij, ki so prava zakladnica za analizo stroškov. Kje je težava? Večina teh podatkov je zaklenjena v datotekah PDF.
Za mnoge moje stranke to pomeni, da redno zbiram in izpisujem podatke iz kupov računov v formatu PDF, večinoma vsako četrtletje.
Pri novih projektih, kjer si skušamo pridobiti prvi vpogled v stroške, je pogosto potrebno pretvoriti na tisoče računov v formatu PDF v enoten digitalni format.
Ni idealno, a prav tam se ponavadi nahajajo najbolj uporabni podatki. Tudi podatki iz naročilnic (PO) so lahko v pomoč – a so pogosto nepopolni ali nepopolni in jih je običajno treba precej očistiti, preden postanejo uporabni.
Kje naj začnem? Začnite pri svojih dobaviteljih
Če ne veste, kje naj začnete, začnite pri največjih dobaviteljih. Mnogi vam lahko ponudijo združeni izpis vaših transakcij v obliki Excel ali CSV – in to je prava prednost. Pri manjših dobaviteljih te možnosti morda ne boste imeli, a vedno se splača vprašati. Presenečeni boste, kaj vse vam lahko ponudijo, če jih za to zaprosite.
Vendar pa smo se pri približno 90 % projektov, na katerih delam, na koncu vseeno morali vrniti k podatkom iz računov v obliki PDF. To sicer na začetku pomeni več dela, a se na dolgi rok vsekakor izplača.
Orodje, ki spreminja pravila igre: Docparser
Pred nekaj leti sem se soočal z enakim izzivom: gore računov v formatu PDF in nobenega preprostega načina za izpis podatkov. Poskusil sem to delo oddati v tujino, a na koncu sem za popravljanje rezultatov porabil več časa, kot sem ga prihranil.
Takrat mi je kolega predlagal, naj preizkusim Docparser, orodje, ki iz PDF-datotek (in drugih formatov) izpisuje strukturirane podatke. Nikakor ni popolno, a je zelo zmogljivo – še posebej pri elektronskih PDF-datotekah in računih z enotno postavitvijo. Najboljše pa je, da je njihova ekipa za podporo res odzivna in prijazna; v mojem primeru ponavadi dobim odgovor že čez noč.
Ko so pravila za posameznega stranko enkrat nastavljena, je treba le še naložiti dokumente, izpis pa je končan v 5 minutah. V nekaj minutah lahko obdelate 300–400 računov. Zame to pomeni ogromno povečanje produktivnosti – in pravi preobrat za vsakogar, ki se ukvarja z velikimi količinami dokumentov, iz katerih mora pridobiti določene podatke.
Potrebujete pomoč? Pogovorimo se
Če so vaši podatki ujeti v PDF-datotekah ali ne veste, kje naj začnete, niste sami – in to še ni konec. Obstajajo orodja in strategije, ki vam lahko pomagajo. Ne glede na to, ali se želite tega lotiti sami ali potrebujete pomoč, sem vedno pripravljen na pogovor ali pa zaviham rokave in vam pomagam pri začetku.
Grant Morrow
Glavni svetovalec
+61 415 203 575
