S približevanjem drugega četrtletja se naša pozornost usmerja v zbiranje poročil in podatkov za poročanje o prvem četrtletju v različnih sektorjih.
Spodaj je pregled ključnih dosežkov in dejavnosti v preteklem mesecu.
Prehrana v šolah in spremljanje proračuna
Za naše stranke iz šolskega sektorja se pozornost in priprave zdaj usmerjajo v poročila o prehrani in gostinskih storitvah za prvo četrtletje, ki ponujajo dragocene informacije o finančnem poslovanju na področju nakupa hrane.
Ker te šole delujejo na podlagi proračuna za koledarsko leto, to prvo poročilo predstavlja ključen prvi vpogled v to, kako se njihovo izvajanje proračuna razvija, vključno z najnovejšimi ocenami za celotno leto (LE). To poročanje nam pomaga prepoznati trende in izpostavi področja, ki zahtevajo pozornost.
To je ključnega pomena za učinkovito upravljanje stroškov.
Četrtletno poročanje o domovih za starejše (Q30)
Trenutno zaključujemo pripravo poročila za tretje četrtletje za stranko, ki upravlja dom za ostarele, da ga bomo lahko predstavili. V tem poročilu so podrobno opisani četrtletni prihranki, analizirani nakupni trendi, opredeljene so odstopanja, kot so cenovna nihanja v primerjavi s pogodbenimi pogoji, ter podana priporočila in predlogi za popravne ukrepe.
Naše osebne predstavitve teh poročil spodbujajo zanimive in poglobljene razprave, kar prispeva k strateškemu sprejemanju odločitev in se upošteva pri notranjem poročanju. Čeprav ta poročila pripravljamo že 30 četrtletij, še vedno odkrivamo možnosti za zmanjšanje stroškov.
Ko je poročilo predloženo finančnemu oddelku, si vzamemo čas tudi za pogovor z glavnim kuharjem in ga seznanimo s trenutnim stanjem.
Priprava razpisne dokumentacije za dom za ostarele
Zaradi sprememb v dogovorih z dobavitelji je isti dom za oskrbo starejših zaprosil za celovito tržno analizo vseh kategorij živil, da bi ugotovili možnosti za dodatno znižanje stroškov pri nabavi hrane. Glede na spreminjajoče se tržne razmere in čas, ki je pretekel od zadnje tržne analize, je zdaj primeren trenutek za to analizo. Zato začenjamo s pripravo razpisne dokumentacije, ki jo bomo poslali izbranim dobaviteljem.
Novi projekti v kategoriji industrijskih potrošnih materialov
Novo pridobljeni naročnik nas je v okviru širše pobude za upravljanje stroškov zadolžil, da poiščemo možnosti za zmanjšanje stroškov v dveh industrijskih panogah. Izhodišče je pregled podatkov iz glavne knjige za zadnjih 12 mesecev, da bi identificirali vse relevantne dobavitelje – to je naloga, ki kot izhodišče ponuja nekaj zelo zanimivih splošnih ugotovitev.
Ker je vključenih več kot 300 dobaviteljev, bo postopek zbiranja podatkov obsežen; najprej bo treba ključne podatke iz ogromnega števila računov v formatu PDF prenesti v Excel, nato pa v Power BI. Kljub ogromnemu obsegu dela je ta začetni korak nujen za zagotovitev celovite analize stroškov.
Pomen spremljanja pri upravljanju stroškov
Če se vrnemo k fazi spremljanja, ki je v zadnjem mesecu predstavljala večino našega dela: ta faza projekta je enako pomembna – če ne celo pomembnejša – kot fazi analize in javnega razpisa. Prav v tej fazi poskrbimo, da se ves prej opravljen trud obrestuje in da je trajnosten. V ERA Group faza spremljanja traja do treh let. Prav v tej fazi začnejo resnično prihajati do izraza dodatni vpogledi in primerjalne analize.
Če se vrnemo k fazi spremljanja, ki je v zadnjem mesecu predstavljala večino dela: faza spremljanja projekta je enako pomembna – če ne celo pomembnejša – kot fazi analize in javnega razpisa.
Redno spremljanje zagotavlja, da stranke prejemajo dogovorjene cene in storitve, hkrati pa rešuje morebitne težave, ki se pojavijo med stranko in dobavitelji. Nekaj primerov težav, ki so se pojavile v preteklosti, so:
- Dobavitelj je naložil napačno datoteko s cenami, kar je bilo ugotovljeno šele med četrtletnim pregledom; sicer bi to lahko ostalo neopaženo.
- Pogodbene postavke so bile po pomoti izpuščene iz košarice pogodbenih postavk in zaračunane po znatno višjih nepogodbenih cenah, kar je sčasoma privedlo do znatnih preplačil.
Napake se zgodijo kljub najboljšim nameram vseh vpletenih.
Struktura provizij skupine ERA, ki temelji na uspešnosti
Prav v teh četrtletnih poročevalnih obdobjih se določi dejanska provizija skupine ERA. Čeprav se struktura provizije na začetku projekta dogovori kot odstotek prihrankov, se dejanska plačila začnejo izračunavati na podlagi dejanskih prihrankov, izračunanih v četrtletnem poročevalnem obdobju.
Za razliko od tradicionalnih modelov svetovanja naš pristop predvideva plačila, razporejena čez celotno trajanje projekta. To zagotavlja minimalen vpliv na denarni tok naročnika, hkrati pa se projekt samofinancira iz doseženih prihrankov. Seveda, če ni prihrankov, ni honorarjev, projekt pa sploh ne pride do te faze.
Veselim se, da bom v prihodnjih mesecih lahko z vami delil nadaljnje novice, ko bomo napredovali skozi faze zbiranja podatkov, analize, izvajanja in spremljanja.
