Januar in februar sta bila kot vedno polna dela, letos ni bilo nič drugače. Tesno smo sodelovali z dvema dolgoletnima strankama, internatoma, in jima pomagali pri upravljanju operativnih stroškov ter odkrivanju novih možnosti za varčevanje. Po njunih besedah vsak prihranjen dolar pripomore k ohranjanju nižjih šolnin.
Čeprav to delo ne sledi nujno tradicionalnemu postopku skupine ERA, ostaja glavni cilj nespremenjen: povečanje učinkovitosti in izboljšanje finančnih rezultatov. V preteklosti se je to delo osredotočalo na hrano in gostinske storitve v njihovih internatih, vendar sta v zadnjih nekaj letih oba skušala razširiti svoj fokus na druga področja, kot so menze, uniforme in pisarniški material. Posledično je bil velik del januarja namenjen zaključku leta 2024 in pripravi temeljev za leto 2025.
Ključna področja, na katerih smo v januarju dosegli rezultate
Spremljanje stroškov obrokov: Ena od šol je bila zadovoljna, da so se njeni stroški na obrok v letu 2024 povečali za manj kot 2 %, kar je glede na trenutne razmere na trgu zelo dober rezultat. Pri tem je šlo za pregled porabe v letu 2024, iskanje dodatnih možnosti za njeno optimizacijo ter primerjavo stroškov obrokov z drugimi.
Pregled uspešnosti menze: Ugotovili smo 40-odstotno razliko v porabi na učenca med posameznimi šolami, kar kaže na možnosti za boljši nadzor nad stroški in/ali večje priložnosti.
Prilagoditve prodaje in cen: Pregledali smo cene v menzi in trende prodaje, da bi zagotovili skladnost z njihovimi proračunskimi načrti za leto 2025 ter hkrati odkrili možnosti za prihranke (in ja, nekaj jih je bilo).
Razpisni postopek za kategorijo živil: dosegli smo 9-odstotne prihranke v kategoriji, za katero prej ni bilo sklenjene pogodbe, kar dopolnjuje 21-odstotne prihranke, ki smo jih pred kratkim zagotovili v drugi kategoriji živil.
Analiza porabe papirja za tiskanje: eden od večjih posameznih stroškov šole. S primerjavo s številom učencev smo ugotovili, da je poraba papirja na učenca ostala nespremenjena pri približno 1,25 paketu papirja na učenca na leto, kar pomeni, da je bil porast stroškov, ki smo ga zabeležili leta 2024, posledica povečanja števila vpisanih učencev – in ne zvišanja cen, kot smo domnevali (cene so se namreč znižale). Glede na prehod na digitalno učenje in uporabo računalnikov smo pričakovali, da se bo poraba papirja zmanjšala, vendar podatki kažejo drugače.
Trendi na področju šolskih uniform: Čeprav je bila ena od šol na splošno zadovoljna z delovanjem svoje trgovine s šolskimi uniformami, si je želela podrobnejšo analizo nakupnih navad. Ena od ugotovitev je pokazala, da učenci zdaj v povprečju kupijo 1,5 majice na leto, kar je več kot pred štirimi leti, ko je bila ta številka 1 na leto, skupno število kupljenih artiklov na učenca pa se je v primerjavi z obdobjem pred pandemijo povečalo za 50 %. Pokazali smo tudi, da je vodilni dobavitelj lani cene zvišal za približno 5 %.
To vajo izvajamo vsako četrtletje, da šole vedo, kako se držijo proračuna. Vsa odstopanja se pojasnijo, po potrebi pa se sprejmejo popravni ukrepi. Takšni preprosti in drobni vpogledi šolam pomagajo izboljšati upravljanje zalog, optimizirati stroške in izboljšati načrtovanje proračuna.
Naraščajoče povpraševanje po primerjalnih analizah
Primerjalna analiza postaja vse pomembnejše orodje za notranjo analizo in primerjavo s konkurenti v šolah in podjetjih. V zadnjih sedmih letih sodelovanja s temi šolami se je primerjalna analiza razvila od stanja, ko so šole trdile, da »nimajo podatkov«, v ključno orodje za sprejemanje odločitev.
Primer, kako neka šola uporablja analizo, je primer porabe papirja. Ko smo ugotovili, da je poraba papirja odstopala od pričakovanj, je šola lahko hitro ugotovila, kje je težava, in sprejela ustrezne ukrepe.
Te šole sprašujejo:
»Kako nam gre? Kje se lahko izboljšamo? In kje nam že gre dobro?«
Z uporabo podatkov o številu študentov smo lahko analizirali trende porabe v ključnih kategorijah in tako pridobili globlji vpogled. Nekateri naši podatki segajo že v leto 2017, torej v čas pred pandemijo COVID-19, in ponujajo dragoceno dolgoročno perspektivo.
Zanimanje za primerjavo z drugimi šolami in podrobnejšo analizo podatkov narašča, saj se šole zavedajo finančnih posledic. In kot mi obe šoli nenehno opozarjata, je v igri kar precej.
Če vas zanima primerjalna analiza ali upravljanje stroškov na vaši šoli ali v vaši organizaciji, bi se z veseljem pogovoril z vami in preučil možnosti.
Z veseljem bom to predstavil upravnemu odboru ali višjemu vodstvu, če jim bo to pomagalo razumeti priložnost. To je preveč pomembno, da bi ga lahko prezrli ali zamolčali.
