Odgovor je najverjetneje pritrdilen; in tukaj je razlog:
Ko gre za manjše izdatke, se to vprašanje pogosto spregleda ali odloži kot preveč zahtevno. Podrobna preučitev vsakega izdatka se zdi preveč težka ali zamudna. Morda nimate virov ali časa ali pa menite, da to ni strateški korak. To so nekateri razlogi ali izgovori, ki jih slišim od finančnih direktorjev in direktorjev za finance; čeprav večina priznava, da je to področje s potencialom za prihranke. Povedo mi, da bi morali nekaj storiti v zvezi s tem, vendar so preveč zaposleni. To me frustrira, saj se tako trudijo, da bi zaslužili denar, medtem ko bi lahko hitra preveritev razumnosti povečala poslovni dobiček za tisoče, ne da bi bilo treba delati nadure.
To je prvi del dvodelne serije, v kateri pojasnjujem, kaj so »tail spend« in kako jih je mogoče analizirati ter zmanjšati, ne da bi pri tem zapravljali ure časa vašega tima.
Kaj je »tail spend«?
Pojem »tail spend« se v vsaki organizaciji opredeljuje drugače; najpogostejša opredelitev pa temelji na pravilu 80/20 (Paretovo pravilo), kot je prikazano na diagramu 1.
Izraz se nanaša na spodnjih 20 % odhodkov, ki jih običajno pokriva 80 % dobaviteljev. Odhodki v tem segmentu se običajno obravnavajo kot nakupi z nizko vrednostjo, saj predstavljajo le majhen delež (20 %) skupnih stroškov. V večini podjetij bi jih lahko imenovali »neregulirani odhodki« ali »nestrateški« odhodki.
Tako imenovani »tail spend« je znan tudi kot »maverick« ali »rogue« spend. In res povzroča težave!
Diagram 1. Manjši izdatki. Vir: ERA Group
V kategorijo »tail spend« lahko sodijo tisoči potrošnih materialov in artiklov, med drugim osebna zaščitna oprema, embalaža, material za pošiljanje in skladiščenje, čistila in higienski pripomočki, industrijski plini ter pisarniški material. Seznam je neskončen. Lahko gre za precej obsežen in zastrašujoč seznam. Stroški, ki jih povzročajo, so sicer sami po sebi minimalni, a verjemite mi: seštejejo se!
Na splošno v podjetjih ni veliko zavedanja o tem, koliko denarja se porabi za »tail spending«, še manj pa je znanja o tem, kako ga učinkovito upravljati. To pogosto vodi do tega, da podjetja vsako leto spregledajo tisoče, v nekaterih primerih pa celo sto tisoče dolarjev. Gre za denar, ki ga nevede in nepotrebno plačujejo dobaviteljem, čeprav bi ga lahko porabili bolje.
Izziv v zvezi z manjšimi izdatki je dvojnjak: najprej morate ugotoviti, v katerih kategorijah stroški prekomerno naraščajo; nato pa morate ugotoviti, kako doseči prihranke.
Koliko denarja izgubljate?
Čeprav se izdatki za manjše nabave v primerjavi s skupnimi stroški štejejo za majhne, pa prav na tem področju lahko dosežemo znatne prihranke. Ta denar se lahko neposredno odraža v končnem dobičku ali pa se uporabi za financiranje novega projekta ali zaposlitev novega kadra.
Po dolgoletnem delu na področju zmanjševanja stroškov sem ugotovil, da lahko prihranki pri upravljanju manjših izdatkov v prvem letu znašajo med 10 % in 15 %. Vendar pa so moje izkušnje pokazale, da je pri posameznih kategorijah mogoče doseči do 40 % prihrankov, če se jih ustrezno upravlja.
Te potencialne prihranke se pogosto spregleda kot notranji vir sredstev zaradi nizkih pričakovanj glede donosa, pomanjkanja preglednosti, pomanjkanja notranjih virov in pomanjkanja ustreznih primerjalnih podatkov.
Če imate izdatke v višini 1 milijona dolarjev, 10-odstotni prihranek znaša 100.000 dolarjev. Predstavljajte si, da bi ta denar prihranili v nekaj mesecih, ne da bi morali prekiniti pogodbe z dobavitelji ali odpustiti zaposlene. To je res prijeten občutek.
Učinkovitost back-officea je še en rezultat analize manjših izdatkov in ukrepov, sprejetih za reševanje morebitnih težav. Rezultat tega procesa je bolj tekoče vodenje računovodstva in manj zmede, kar lahko prihrani čas in vire.
Pregled manjših izdatkov: kje začeti?
Misel na obravnavo manjših izdatkov je lahko zastrašujoča; podjetja pogosto nimajo zadostnih virov, da bi se lotila pregledovanja deset tisočev transakcij, ki običajno niso v formatu, primernem za enostavno analizo.
Nekje moraš začeti in ne pozabi, da obstajajo zunanji izvajalci, ki ti lahko pri tem pomagajo ali to celo opravijo namesto tebe.
Prvi korak je odkritje in opredelitev manjših izdatkov vašega podjetja. Ti se bodo verjetno razlikovali od podjetja do podjetja, zato je to koristen postopek. Kot je bilo že omenjeno, je Paretovo pravilo najpreprostejši način za njihovo opredelitev.
Ko se vsi zavedajo, kaj pomeni »tail spend«, je treba pridobiti podatke za analizo. Ko pomagam strankam, mi pogosto predajo kup dokumentov v formatu PDF ali računov, ki jih nato pretvorim v digitalno obliko.
Ko so podatki pripravljeni za analizo ter standardizirani in očistjeni, bo analiza razkrila, kam gredo sredstva in kdo so dobavitelji. Obstaja tudi programska oprema, ki ta postopek olajša in pospeši, tako da lahko v kratkem času natančno opredelite možnosti za varčevanje.
Konec koncev želimo razumeti, kdo in kaj sestavlja vaše manjše stroške. Šele potem lahko ukrepamo.
Ko ugotovimo, kje prihaja do prekomernih izdatkov in kdo je za to odgovoren (morda gre za napako pri določanju cen ali pa za nekoga, ki porablja sredstva brez pooblastila), pomagamo ugotoviti, kako naj se to reši.
Nekatera programska orodja, kot je SpendVueTM podjetja ERA, vodilnim kadrom zagotavljajo podrobne informacije o porabi v njihovi organizaciji, vključno z manjšimi izdatki. S pomočjo tega orodja certificirani analitiki podrobno preučijo finančne podatke in uporabijo ERA-jeva lastna primerjalna merila za posamezne panoge, da odkrijejo odstopanja v porabi. Rezultat je niz jasnih, takojšnjih in uporabnih ugotovitev, ki so na voljo v lahko razumljivi obliki. Vaš svetovalec bo nato z vami sodeloval pri iskanju poti do izboljšanja denarnega toka, ki najbolje ustreza potrebam vaše organizacije. Kratek video oSpendVueTM si lahko ogledate na naslednji povezavi: https://vimeo.com/680583659.
V drugem delu te serije bomo podrobneje obravnavali, kako lahko izkoristite svoje manjše izdatke, ko boste bolje razumeli, iz česa so sestavljeni.
Če želite izvedeti več o upravljanju manjših izdatkov, se obrnite na Granta Morrowa.
Grant Morrow je glavni svetovalec v podjetju ERA Group in certificiran svetovalec za rešitev SpendVue. Ima več kot 30 let praktičnih izkušenj pri sodelovanju z malimi in srednjimi podjetji, kjer jim pomaga ugotoviti, kje imajo prekomerne stroške, ter razviti strategije za boljše upravljanje stroškov.
