V prvem delu članka»Ali vaša podjetja izgubljajo denar zaradi manjših izdatkov?« smo opisali osnovne korake, potrebne za pretvorbo podatkov o manjših izdatkih v obliko, ki vam omogoča razumevanje sestave teh izdatkov in iskanje načinov, kako iz njih iztržiti prihranke. V tem drugem delu bom podrobneje razložil, kaj je treba storiti. Seveda pa nihče ne želi opraviti vsega tega dela zastonj.
Do sedaj bi morali vedeti, »kdo in kaj«; to pomeni, da lahko zdaj začnemo ukrepati.
Kaj naj naredimo?
Priporočam, da se podatkov lotite postopoma ali po manjših sklopih. Da, verjetno bo to na splošno trajalo dlje, vendar bo tako lažje obvladljivo in bo imelo večje možnosti za uspeh.
Najprej opredelite tiste kategorije v okviru manjših izdatkov, ki običajno zajemajo večji obseg in višjo vrednost ter jih je mogoče združiti v skupine. Alternativno lahko nakupe združite po podobnih dobaviteljih. V te večje »skupine« se splača vložiti čas in trud. Čeprav je morda mikavno, da bi se lotili vsega naenkrat, bodo dodatna potrebna sredstva in čas, ki ga bo moralo vložiti osebje, verjetno povzročili, da bo projekt postal preveč obsežen.
- Ko smo »skladišča« opremili s predmeti, imamo na voljo več možnosti za njihovo upravljanje:
- Kategorije, kot so na primer pisarniški material, telekomunikacije, tiskarstvo itd., so lahko same po sebi dovolj pomembne, da se jih vključi v konkurenčni razpisni postopek in tako prenese v okvir upravljanja pogodb (za zainteresirane bom o konkurenčnih razpisih pisal v drugem članku). Takšen pristop lahko prinese znatne prihranke in, najverjetneje, omogoči konsolidacijo dobaviteljev.
- V drugih primerih pa je morda tako, da že imate obstoječega dobavitelja, prek katerega lahko kupujete te izdelke iz kategorije »tail spend«. V tem primeru lahko prekinete sodelovanje z »drugimi« dobavitelji in tako ponovno vključite te izdatke v okvir pogodbenega upravljanja.
Oba zgoraj navedena pristopa lahko zmanjšata število dobaviteljev in zagotovita večjo učinkovitost administrativnih dejavnosti, ne glede na prihranke.
Ko nismo našli nobenega postopka za naročanje pisarniškega materiala, sem pred kratkim imel enega stranko, ki je uvedla takšen postopek in dosegla izjemne rezultate. V tem primeru so zaposleni sami kupovali pisarniški material in pisarniške potrebščine, nato pa so stroške zahtevali za povračilo prek obračunov stroškov. Kot si lahko predstavljate, so bili izdatki in cene povsem neenotni, nakupovanje pa je bilo dobesedno izven nadzora.
V sodelovanju s podjetjem smo zbrali račune v formatu PDF, jih pretvorili v digitalno obliko in, ko smo razumeli strukturo izdatkov, uvedli postopek, v okviru katerega smo – brez javnega razpisa (za podporo odločitvi smo imeli na voljo nekaj zgodovinskih podatkov o manjših izdatkih) – izbrali konkretnega dobavitelja, imenovali osrednjega odgovornega za nabavo ter nato obvestili vse zaposlene, da se stroški za pisarniško blago ne bodo povrnili, če nakup ni bil predhodno odobren. To je znatno pripomoglo k omejitvi porabe in v prvem letu prineslo skoraj 30-odstotne prihranke.
Res je, da je bilo na začetku nekaj nezadovoljnih zaposlenih, vendar se je situacija hitro umirila; zdaj so vsi sprejeli ta postopek, organizacija pa še naprej ustvarja prihranke. To je pomenilo tudi, da je računovodstvo obdelovalo le en račun na mesec, namesto več zahtevkov za povračilo stroškov.
Danes, v tem primeru, še naprej četrtletno spremljamo nakupe in po potrebi sprejemamo popravne ukrepe.
Tveganja, povezana z neukrepanjem
Organizacije so izpostavljene tveganju, če ne upravljajo s svojimi manjšimi izdatki. Manjši izdatki so običajno neformalni; če jih ne spremljamo in jim ne posvečamo pozornosti, omogočajo zaposlenim, da odločajo po lastni presoji, kar lahko privede do naslednjih posledic:
- Skorajda nobenega ali sploh nobenega pomisleka glede doseganja najboljše cene (cenovno tveganje)
- Operativno tveganje za podjetje, ki izhaja iz nakupov, ki morda niso bili ustrezno preverjeni, bi lahko predstavljalo tveganje za zaposlene, podjetje in njegove stranke.
Če v zadnjem času niste pregledali svojih manjših izdatkov, je velika verjetnost, da plačujete preveč in s tem ogrožate svojo organizacijo. Če ne veste, kje naj začnete, da bi manjše izdatke spravili pod nadzor, vam lahko ERA pomaga ponovno vzpostaviti red in prihraniti znatne zneske, hkrati pa vam pomaga vzpostaviti procese, potrebne za upravljanje manjših izdatkov.
Na voljo so tudi programska orodja, kot je ERASpendVue™, ki vodilnim kadrom zagotavljajo podrobne informacije o porabi v njihovi organizaciji, vključno z manjšimi izdatki. Certificirani analitiki podrobno preučijo finančne podatke vašega podjetja in na vašo porabo uporabijo ERA-jeva lastna primerjalna merila za panogo. Rezultat? Jasni, takojšnji in uporabni vpogledi so na voljo v dostopni in privlačni obliki. Certificirani svetovalci ERA sodelujejo z vami, da bi našli pot do izboljšanja denarnega toka, ki najbolje ustreza potrebam vaše organizacije. Kratek video oSpendVueTM si lahko ogledate na naslednji povezavi : https://vimeo.com/680583659
Če želite izvedeti več o upravljanju manjših izdatkov, se obrnite na Granta Morrowa.
Grant Morrow je glavni svetovalec v podjetju ERA Group in certificiran svetovalec za rešitev SpendVue.
Ima več kot 30 let praktičnih izkušenj pri sodelovanju z malimi in srednjimi podjetji, kjer pomaga ugotoviti, kje se pojavljajo nepotrebni stroški, ter razvija strategije za boljše upravljanje stroškov.
