V kompleksnih okoljih, kjer je sistem SAP ERP na voljo številnim in raznolikim uporabnikom, upravljanje licenc ni preprosta zadeva in lahko sčasoma privede do neskladja med dejansko uporabo različnih modulov SAP in tistim, kar je pogodbeno dogovorjeno (in plačano).
Ta neskladje lahko povzroči dve različni vrsti težav, odvisno od primera:
- Število uporabnikov aplikacije se je sčasoma povečalo; če pa tega niso sporočili podjetju SAP in se o tem ustrezno dogovorili, podjetje plačuje manj, kot bi moralo, in je lahko predmet posebnih revizij s strani podjetja SAP ali enega od njegovih partnerjev, kar lahko privede do neprijetnih posledic v obliki kazni s strani podjetja SAP.
- Če pa se je dejanska uporaba sistema sčasoma zaradi različnih razlogov zmanjšala ali če nekateri od naročenih modulov sploh niso bili nikoli uporabljeni, pride do nasprotnega položaja, tj. podjetje plačuje več, kot bi moralo.
Model izračuna licenc SAP ne temelji zgolj na nominalnih licencah na uporabnika, temveč ga opredeljuje agregatni kazalnik uporabe, imenovan FUE (Full Usage Equivalent). Uporabniki so razvrščeni v več kategorij glede na stopnjo njihove interakcije s sistemom; nekatere kategorije so »močnejše« od drugih: na primer, uporabnik, pooblaščen za spreminjanje izvorne kode, spada v močnejšo kategorijo kot drug uporabnik, ki je pooblaščen le za branje različnih ponujenih funkcij; zato prvi uporabnik očitno porabi več FUE kot drugi.
FUE je po konceptu podoben »valuti«, ki izraža obseg pooblastil, dodeljenih vsakemu uporabniku; vključuje kombinacijo več dostopnih pravic, ki se lahko razlikujejo od modula do modula.
To pojasnjuje izjavo na začetku članka, in sicer da lahko upravljanje licenc SAP, če se ga ne obravnava ustrezno, sčasoma privede do znatnega neskladja med dejansko rabo in pogodbenimi pogoji.
V takšnih primerih lahko skupina ERA stranki pomaga pri rednem spremljanju stanja uporabe sistema SAP v podjetju, da se pridobi jasen in aktualen pregled nad razmerami.
Drugič: ERA lahko strankam ponudi tudi podporo, ki jo potrebujejo za boljšo organizacijo pogajanj s podjetjem SAP, ki – tako kot vsi večji ponudniki programske opreme – ne odstopi zlahka od svojih rednih prihodkov, niti v primeru napak, in ponuja tehnološke nadgradnje, ki so za podjetje lahko zanimive ali pa tudi ne.
Zelo aktualen primer je široko odmevna nadgradnja sistema SAP na različico S/4 z baznim sistemom HANA (SAP je nedavno napovedal, da bo do konca leta 2027 prenehal podpirati vse različice R/3 ECCS).
Zato je poleg jasnih in objektivnih podatkov nujno pripraviti ustrezno pogajalsko strategijo, ki temelji na jasnem razumevanju potreb in strategij vašega podjetja v zvezi z razvojem orodja.
