Ker se cene hrane po vsej državi še naprej dvigujejo, se organizacije vse bolj zatekajo k strategijam nabave kot učinkovitemu orodju za nadzor nad proračunom – ne da bi pri tem ogrožale kakovost obrokov, ki jih dobivajo učenci.
Skupina ERA že vrsto let tesno sodeluje s šolami in domovi za starejše, kjer so pametnejše prakse javnega naročanja prinesle znatne prihranke in hkrati izboljšale operativno učinkovitost; pogosto gre za prihranke v višini šestmestnih zneskov.
Največ pozornosti se pogosto namenja izgubi hrane in načrtovanju jedilnikov, vendar je prav nabava tista, ki prinaša resnične spremembe. Ne gre za varčevanje na račun kakovosti, temveč za pametnejše nakupovanje, boljše pogajanje in sprejemanje odločitev na podlagi podatkov.
Dva modela; skupni izzivi
Organizacije običajno delujejo po enem od dveh modelov prehrane: zunanje gostinske storitve, pri katerih za pripravo obrokov skrbi zunanji izvajalec, ali lastne gostinske storitve, pri katerih organizacija zaposluje lastno kuharsko osebje.
Zunanje izvajanje storitev se pogosto obravnava kot enostavnejša in manj zahtevna možnost; vendar opozarjam, da tudi to zahteva stalni in redni nadzor.
Tudi če imate že izbranega ponudnika prehrane, je nujno, da natančno spremljate njegovo delovanje. V enem internatu, s katerim sodelujemo že 7 let, redno pregledujemo podrobna poročila – število obrokov, zaloge na zalogi, količino odpadkov – ter te podatke vnašamo v preglednice in poročila, ki spremljajo trende uspešnosti in pravočasno opozarjajo na morebitne težave.
Notranja oskrba s hrano pa omogoča večji nadzor, vendar lahko postane precej bolj zapletena, še posebej kadar je vključenih veliko dobaviteljev.
V enem primeru podpiramo šolo, ki sodeluje z več kot 26 različnimi dobavitelji hrane. Čeprav nam je uspelo to število zmanjšati na 20 dobaviteljev, je to še vedno veliko. V primerjavi s tem sodelujemo z domom za oskrbo starejših, kjer nam je uspelo število dobaviteljev zmanjšati na le osem ali devet ključnih dobaviteljev.
Šest taktik pri javnih naročilih, ki prinašajo rezultate
Glede na to, da se proračuni krčijo in cene rastejo, skupina ERA organizacijam priporoča, naj sprejmejo nekaj praktičnih strategij, s katerimi bodo iz svojih izdatkov za hrano iztržile največ:
- Združevanje dobaviteljev: Sodelovanje z več dobavitelji iz različnih kategorij pogosto vodi do izgubljenih količinskih popustov in višjih stroškov dostave. Organizacijam se priporoča, da pregledajo obstoječe dobavitelje in razmislijo o njihovem združevanju, da bi dosegle ugodnejše cene in zmanjšale administrativne stroške. Pogosto organizacije svoje kupne moči ne izkoriščajo v celoti.
- Sklenitev dolgoročnih cenovnih sporazumov: Sklenitev 6- do 12-mesečnih pogodb z določenim obdobjem veljavnosti cen lahko zagotovi cenovno stabilnost in izboljša napovedovanje. Sporazumi morajo jasno opredeliti pričakovanja, kot so ključna področja, na primer cena, zaščita cen, dobava, pričakovanja glede kakovosti in politika zamenjave.
Spremljanje uspešnosti dobaviteljev:
Skupina ERA priporoča uvedbo preprostih ocenjevalnih listov, poročil ali četrtletnih pregledov za ocenjevanje uspešnosti dobaviteljev na podlagi cen, točnosti dobave in kakovosti storitev. Dolgoročne poslovne odnose je treba redno ponovno ocenjevati, da se zagotovi njihova trajna vrednost.
Z uporabo primerjalne analize sem dosegel veliko uspeha. Čeprav je težko izvajati primerjalno analizo med konkurenti, razen če se zatečeš k tretji strani, kot sem jaz, smo našli pomembne interne primerjave, s katerimi lahko zagotovimo bolj poglobljeno merilo uspešnosti.
Izboljšajte prakse na področju zalog in naročanja:
Ena od glavnih težav, s katerimi smo se srečali, je spremljanje ravni SOH. Zunanji ponudniki storitev prehrane bi morali redno zagotavljati poročila o SOH in stanju. Pri lastnih dejavnostih je to nekoliko težje, saj organizacije pogosto nimajo zadostnih virov. Ravni SOH so pomembne, še posebej če spremljate stroške na bolniški dan ali stroške na obrok.
Usposabljanje zaposlenih za ozaveščanje o stroških:
Strategije javnega naročanja so učinkovite le toliko, kolikor so učinkoviti ljudje, ki jih izvajajo. Organizacije bi morale vlagati v usposabljanje osebja, odgovornega za naročanje in sprejem blaga, ter spodbujati pozornost do nepravilnosti pri oblikovanju cen in skladnosti dobaviteljev.
Skupinski nakup
Programi skupinskega nakupovanja so v izobraževalnem in neprofitnem sektorju zelo slabo izkoriščena priložnost. Čeprav se večina nas zaveda njihovega obstoja, se jih pri vsakodnevnem načrtovanju nabave pogosto spregleda, čeprav bi lahko bili učinkovito orodje.
Osnovna zamisel je preprosta: z združevanjem povpraševanja z drugimi organizacijami, npr. šolami, lahko organizacije dosežejo cene in pogoje, ki so običajno rezervirani za veliko večje subjekte. Takšni skupinski dogovori lahko znatno znižajo stroške na enoto, poenostavijo razpisni postopek ter zmanjšajo administrativno breme pri iskanju in upravljanju dobaviteljev. Poleg prihrankov pri stroških izboljšujejo tudi doslednost kakovosti izdelkov in izvajanja storitev, s čimer manjšim institucijam ponujajo učinkovit način za izenačenje konkurenčnih pogojev.
Edina slabost sistemov skupinskega nakupovanja je, da organizacije del svojega nadzora prepustijo skupini; poleg tega je včasih prava nočna mora poskrbeti, da vsi ravnajo pravilno; deluje pa le, če skupnost lahko izpolni svoje obljube.
Vpliv v praksi
Te praktične spremembe se lahko hitro seštejejo.
»V eni od šol je uporaba teh načel javnega naročanja prinesla letne prihranke v višini več deset tisoč evrov – in to ob hkratnem izboljšanju storitev in kakovosti, celo pri dolgoletnih dobaviteljih.«
Vse večja potreba po pametnejših sistemih
Glede na to, da gospodarski pritiski ostajajo, se pametno naročanje uveljavlja ne le kot ukrep za zmanjšanje stroškov, temveč kot ključni element trajnostne gostinske ponudbe.
Če želite več informacij o tem, kako lahko pametnejše naročanje izboljša vaše storitve v gostinstvu, se obrnite na ERA Group ali neposredno na Granta Morrowa na naslovu gmorrow@eragroup.com ali na telefonsko številko 0415 203 575.
Grant Morrow
Glavni svetovalec
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com
