Tehnologija bi morala povečevati prednosti – ne pa stroškov. Vendar sem v zadnjih 12–18 mesecih pregledal preveč poslovnih enot, kjer neopazna zvišanja cen, samodejna podaljšanja in neurejena licenčna ureditev nevidno zmanjšujejo EBIT. Upravni odbori tega redko opazijo, dokler nekdo ne pregleda teh izdatkov pod poslovnim mikroskopom.
V vseh kategorijah se stroški za tehnologijo letno povečujejo za 10–15 %, medtem ko se pogodbe podaljšujejo in predpostavke postajajo vse bolj neizpodbitne. Microsoftove rešitve so redko optimizirane; strojna oprema za končne uporabnike in nišne rešitve SaaS so prekomerno dimenzionirane; upravljane storitve se oddaljujejo od svoje prave vrednosti; notranje ekipe, ki jih preganja čas, pa sprejemajo trenutne stroške kot neizogibno usodo.
Za rešitev teh težav ni treba varčevati na račun kakovosti. Z discipliniranim primerjanjem, racionalizacijo in strožjim nadzorom nad pogodbami lahko dosežete prihranke v višini več sto tisoč evrov, ne da bi pri tem ogrožali učinkovitost.
V odvetniški pisarni smo ponovno sklenili pogodbo za obnovitev SaaS-rešitve za upravljanje prakse in zadev: šestletno obdobje z možnostjo letne prekinitve po dveh letih, zavezujoč načrt izvedbe z določenimi roki ter kazenska klavzula – če mejniki niso doseženi, plačilo odpade. Rezultat: v šestih letih prihranjenih več kot 500.000 funtov.
Za drugo podjetje smo nadomestili tog triletni Microsoftov MSA s prilagodljivim mesečnim CSP ter ustrezno prilagodili število uporabnikov in infrastrukturo, s čimer smo v treh letih ustvarili prihranek v višini več kot 100.000 funtov na leto. Pri energetskem podjetju smo s pomočjo 75 ciljno usmerjenih delovnih tokov, s katerimi smo uredili pogodbe, specifikacije in dobavitelje, pri portfelju v vrednosti 2,2 milijona funtov, ki je obsegal več kot 80 storitev, v treh letih ustvarili prihranek v višini več kot 2 milijona funtov – približno 30 %.
»Dober« pomeni možnost izbire v pogodbah, redno četrtletno preverjanje stanja licenc, dosledno ravnanje v oblaku, ki zagotavlja zanesljivost tam, kjer je to mogoče, in prilagodljivost tam, kjer to ni, ter upravljane storitve, ki se merijo po poslovnih rezultatih – ne po obsegu dejavnosti. Najpomembneje pa je, da se enemu odgovornemu dodeli jasno upravljanje pogodbenih pogojev na področjih IT, financ in nabave.
ERA je neodvisna – nismo vezani na kvote posameznih ponudnikov. Naš cilj je skladen z vašim: boljša stroškovna osnova brez poslabšanja zmogljivosti. Če ne najdemo dodane vrednosti, nam ne plačate. V večini primerov jo najdemo – in to v večjem obsegu, kot ste pričakovali.
Ne čakajte na podaljšanje pogodbe. V številnih kategorijah se razmišlja o spremembah že med trajanjem pogodbe. Če vas to zanima, se pogovorimo in podrobno pregledamo vaše izdatke za tehnologijo.
