Pri upravljanju odnosov z dobavitelji je skušnjava, da pogodbe obravnavamo kot enkratne postopke – se pogodimo, pogodbo arhiviramo in gremo naprej. Toda takšen način razmišljanja lahko podjetja drago stane. Govoril bom o dveh neopaznih, a ključnih izzivih, ki sčasoma zmanjšujejo vrednost pogodbe: postopno razširjanje pogodbenih obveznosti in pogodbena utrujenost.
Trg nikoli ne miruje
Bodimo odkriti – pogodbe ne delujejo brezhibno. To preprosto ni mogoče. Zaradi najrazličnejših razlogov, od dinamične narave trgov do nenehno spreminjajočih se potreb podjetij, se dejanska situacija nenehno spreminja. In čeprav stranke upravljanje pogodb pogosto obravnavajo kot rutinsko opravilo – »projekt zaključen, naprej« –, se prav tu začnejo težave.
Medtem pa dobavitelji – in to bom povedal previdno – vedno iščejo priložnosti za povečanje svojih marž, včasih na račun naročnika. Ne gre za cinizem, ampak za realističen pogled. Dobavitelji so gospodarski subjekti, in če se pojavi priložnost za povečanje marž, jo bodo mnogi izkoristili. Tako pač poteka ta igra.
Postopno širjenje pogodbe proti pogodbeni utrujenosti
V skupini ERA s pomočjo našega revizijskega postopka strankam pomagamo reševati dve različni, a med seboj povezani težavi: postopno širjenje pogodb in pogodbeno utrujenost.
- Do »razširitve pogodbe« pride, ko dobavitelji – ali celo notranje ekipe – ne upoštevajo prvotnih, dogovorjenih pogojev. Na primer, dobavitelj pisarniškega materiala lahko ponudi izdelek brez blagovne znamke. Ko pa stranka poskuša ponovno naročiti ta izdelek, ji povedo, da je zastarel ali da ga ni na zalogi. Namesto tega ji ponudijo »alternativo«, ki je po naključju precej dražja. In redko se zgodi, da bi ta alternativa imela boljšo ceno – ravno nasprotno. Dobavitelj si prisvoji dodatno maržo, medtem ko stranka plača več za nekaj, česar ni zahtevala.
- Utrujenost od pogodb pa je bolj pasivna. To se zgodi, ko vsi pozabijo na pogodbo. Odkljukajo jo s seznama in življenje gre naprej. A kaj se zgodi z ugodnostmi te pogodbe? Tiho izginjajo. Dejansko obstajajo študije, ki kažejo, da v treh letih ostane le okoli 40 % prvotno dogovorjene vrednosti. Padec je hiter – strm v prvem letu, nato pa se upočasni –, a do takrat je 60 % ugodnosti že izginilo.
Ohranjanje nadzora, ustvarjanje vrednosti
Tu stopimo v igro mi. Naš revizijski postopek se poglobi v podatke, pogodbe in drobni tisk. Cilj? Ohraniti in zaščititi polno vrednost tega, kar je bilo prvotno dogovorjeno. Ne glede na to, ali temu rečete prihranki, stroškovna učinkovitost ali poslovna korist, poskrbimo, da se to v celoti uresniči skozi celoten življenjski cikel pogodbe.
Ne pogajamo se le za ugodnejšo ponudbo – poskrbimo tudi za to, da se ta ponudba dosledno in dolgoročno izvaja na najvišji ravni. To je ključna značilnost pristopa podjetja ERA.
Mini razpisi: proaktivno izboljšanje
Poleg tega s kolegom Jamesom pozorno spremljava trg. Če opaziva trende – na primer nihanja v sektorju maziv in olj –, ukrepava. Izvedeva tako imenovane mini razpise, pri čemer iz večje pogodbe izločiva posamezne dele in jih ponovno razpiševa. Na ta način lahko ponovno vzpostavimo konkurenčno napetost in pogosto ustvarimo novo vrednost. To je način za izboljšanje pogodbe, da ne izgubi na pomenu.
Zaključne misli
Stranke pogosto podcenjujejo, kako hitro lahko pogodba izgubi svojo vrednost. A s pravilnim nadzorom, orodji in poznavanjem trga lahko zagotovite, da ostane učinkovita. Izčrpanost pogodb in postopna izguba vrednosti nista neizogibni – jima se je mogoče izogniti. Treba je le vedeti, kam gledati, in vztrajati pri tem.
To je točno tisto, kar počnemo v skupini ERA.
